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14 déc. 2017 La veille stratégique : un outil essentiel à la prise de décision dans les administrations publiques

Une veille stratégique est un outil essentiel pour les dirigeants des administrations publiques, soucieux de concilier les impératifs politico-administratifs avec des résultats d'expériences concluantes pour une prise de décision plus éclairée.

L’hypothèse de départ est qu’il y a souvent confusion entre la veille documentaire, la veille thématique et la veille stratégique. Le départage doit se faire sur la base de la finalité poursuivie. 

Faisons quelques distinctions rapides. La finalité de la veille documentaire est de recenser la littérature scientifique et grise pertinente en lien avec des thématiques données, soit pour contribuer à leur large diffusion ou soit pour faire des revues de littérature. La veille thématique permet de recenser ce qui est pertinent sur un thème donné et s’adresse aux principaux acteurs intéressés par ce thème de façon à exercer une vigie globale sur les développements et l’évolution des pratiques qui y sont rattachées. 

La veille stratégique, l’objet de ce texte, vise à soutenir la prise de décision dans une organisation ou un système donné. Précisons notre pensée.

Une opération de précision et de pertinence

Nous vivons à l’ère de l’obésité informationnelle et de la décision basée, du moins partiellement, sur les données ou les résultats probants provenant de recherches ou d’expériences sur le terrain. La veille stratégique exige de fournir des informations limitées et pertinentes aux décisions à prendre. Il faut donc une épuration graduelle des informations à l’aide d’une grille d’analyse. Nous parlons ici d’une opération de précision exigeant méthode et cadre d’analyse. Nous ne sommes plus à l’heure des veilles quasi encyclopédiques.

Rendre accessible ce qui ne l’est pas

La nature des informations recueillies est double. Il y a des analyses, des modèles conceptuels pour poser des problèmes, des exemples de politiques ou de stratégies, puis des résultats d’expériences concrètes et des pratiques mises en œuvre dans diverses provinces ou pays. Le premier type d’information est davantage structuré dans diverses bases de données documentaires. Le second type exige d’établir un réseau d’informateurs-clés dans diverses administrations publiques du monde pour être en mesure d’obtenir l’information qui n’est pas rendue publique. Il s’agit là d’un travail important, qui exige des ressources, du temps et une connaissance large des administrations publiques dans le monde.

La bonne information au bon moment 

L'information pertinente doit être livrée en temps opportun. Il faut donc que les veilleurs synchronisent la production de leurs capsules de veille avec les enjeux identifiés par les preneurs de décision. Bref, de la veille en temps quasi réel!

Les décideurs et les bons interlocuteurs 

La veille stratégique exige d’être pilotée par des personnes au fait des enjeux prioritaires et des dimensions de ces enjeux nécessitant d’être mieux appuyées par des connaissances et des expériences d’ailleurs parce que plus sensible ou plus susceptible de générer des controverses. Ces personnes doivent également être au fait de l’agenda des preneurs de décision pour synchroniser la production de capsules de veille en fonction des priorités organisationnelles et gouvernementales. Bref, des personnes qui dirigent une organisation ou sont suffisamment près d’elles pour maîtriser adéquatement ces éléments. La veille stratégique est donc destinée, d’abord et avant tout, à un cercle restreint de décideurs et de dirigeants et elle est fondamentalement contextuelle.

Une grille de lecture 

La veille stratégique ne reproduit pas les résumés produits par d’autres. Pourquoi? Les questions ou les pratiques spécifiques qui intéressent les décideurs et le contexte de leur mise en œuvre doivent servir à l’élaboration d’une grille de lecture ou d’une grille d’analyse afin d’en extraire les éléments pertinents à la prise de décision. Il faut donc que les veilleurs possèdent une bonne connaissance des administrations publiques pour lesquelles ils évoluent pour élaborer une grille d’analyse propice à faire émerger les informations ou les pratiques pertinentes et uniquement celles-ci. Les destinataires doivent aussi se reconnaître dans le vocabulaire ou la terminologie utilisée. Des adaptations ou des mises en contexte sont parfois requises. Bref, il y a une réelle analyse à faire.

Définition adaptée aux administrations publiques 

Il existe plusieurs définitions de la veille stratégique. Certaines l’associent à la veille économique, concurrentielle et commerciale (Le grand dictionnaire terminologique de la langue française, Office de la langue française, 2007). D’autres définitions englobent « […] toutes les appellations accolées à la notion de veille trouvées dans la littérature : veille concurrentielle, veille technologique, veille scientifique, veille médiatique, etc. » (INESSS, 2014 : 2).

Une définition adaptée aux besoins des administrations publiques pourrait être la suivante : la veille stratégique vise à soutenir la prise de décision dans une organisation ou un système donné en repérant et en analysant des informations et des expériences pertinentes au regard des enjeux identifiés par les décideurs, qui sont livrées en temps opportun et dans un format succinct et adapté, afin de contribuer à améliorer la performance organisationnelle et la prestation de services aux citoyens.

Soutenir les administrations publiques 

L’ENAP produit des bulletins de veille stratégique pour diverses organisations. Elle peut accompagner le développement d’habiletés dans votre organisation, réfléchir avec vous à la mise en place d’un mécanisme de veille stratégique ou échanger sur les bonnes pratiques dans nos administrations publiques.